幫助資產管理

從執行和維護記錄以及對資產的控制中可以獲得明顯的收益。既能看到當前的資產部署,又能優化它們的使用,可以節省開支。監控資產將減少未經批准的使用或盜用,並確保離開公司的工人返回財產在他們的控制之下。有時,一個系統是由政府法規規定的,涉及借款、公共捐贈條款、保險條款等。如果有軟件可以幫助他們,一個人可以保存和管理組織的所有處理財產。計算機系統和可用的軟件使復雜性最小化、節省時間並避免錯誤。為什麼要使用資產管理軟件應用程序?

雖然可以使用紙張和鉛筆技術來 參加 2022 年經濟會議,但軟件應用程序有助於記錄、維護和審計財產。這可以節省時間並提供更清晰的資產照片,因為以不同的方法進行分類和查看非常快速且非常容易。

最基本的“服務”是使用 Excel 等電子表格程序。此外,在遷移到專為財產管理而設計的軟件後,有時可能會保留電子表格程序。

什麼是資產?
您所說的財產通常取決於您的服務任務。首先想到的是處理諸如計算機系統、製造設備、辦公家具等資產。您甚至可能希望將工人視為財產,甚至是服務和維護合同。一個多功能的財產監控軟件應用程序可以提供一種方法來跟踪我們大多數人會排除的幾個點是財產。

我建立系統或“補救措施”的最初步驟是什麼?
1:選擇肯定會處理的物品。

財產越多,設置系統的工作就越多。將房產限制在特定價格之上的房產是一個很好的概念。

2:選擇需要在軟件程序中錄音的財產的哪些特徵。

您的選擇不僅會影響所需的工作量,還會影響您可以操作的級別,還可以通過安排屬性信息區域或字段組合來查看資產信息。

例如,如果您為“地點”配置了一個區域,那麼您可以安排數據以查看每個地點的資產。如果您在此之後還有一個“種類”或“類別”字段,則可以更好地分類和顯示以僅在一個或多個位置顯示某些類型的財產,例如計算機系統。

就像在生活的各個方面一樣,人們必須在最佳和可行之間做出具有挑戰性的選擇。除了收集有關現有資產的信息外,當新財產出現時,您的選擇肯定會對數據輸入產生影響。您所做的選擇肯定也會對您選擇的軟件應用程序產生影響,因為有些可能無法處理您想要的每一件小事。AssetTrakker Pro 軟件應用程序中有一個這樣的約束。TrackitSoftware 沒有提供跟踪折舊的方法,因為人們認為這增加了太多的複雜性,需要積累和保存大量數據。此外,他們覺得,處理貶值需要政府規則和指導方針的非凡專業知識,而不是從財產管理中受益最大的實際人員的專業知識。會計部門已經計算併計算了折舊。* 某些軟件確實促進了折舊計算,但僅提供有限的性能,這在很大程度上不是法律要求的手段。

一些幫助!

以下是您要考慮的擁有屬性“字段”列表。您當然不希望將所有這些都用於您自己的“選項”,並且很可能還有您需要的額外選項。

財產#:用於跟踪財產的基本認可推薦。它們可以是直接數字或帶有索引前綴的數字。(0001 或 A001)。這個數字用於審計目標,也可能用於交叉引用。

製造商:供應商

型號:在準備解決方案或購買組件時很有用。Valuable as 允許按設計類型進行分組。

序列號:特定屬性識別。進行服務保修或保險索賠時需要。

Price to Repl.:更換房產的費用報價。對規劃、威脅分析和保險範圍很有價值。

交叉參考。#:推薦其他資產編號或資產循環團隊。

類型:可用於一般分組,如家具、計算機系統、航運等。

問題:有助於查看最有可能需要替代或挑選解決方案的需求。

描述:各種其他信息以及品牌、版本和序列號。

備忘錄:有關資產的附加信息。如果是計算機系統,您可能想要列出硬件設置的詳細信息,甚至是安裝在其上的程序。

部門:這有助於按部門對屬性進行分類,以協助審計。

區域:必須確保搜索/排序可以為您提供資產所在位置的清晰視圖。

使用者:如果您擁有工作人員個人擁有的財產和/或組織設施外的資產,則必不可少。

分配日期:如果資產四處移動或用於說明財產在其當前位置的時間是有用的。

預計 EOL:酒店將不再提供服務的預計日期。

資金來源:如果由 Bond Concern 或外部資金(資金)或捐贈提供,則為資金資源。

成本:獲得財產的完整價格。

獲得日期:當可能需要更換時,協助提供一些建議。

Gotten rid of: 表明一個財產實際上已經被處理了。

處置日期:資產被丟棄的日期。

組織使用百分比:如果組織未全職使用資產來分解資產使用情況,則使用該百分比。除了每個人,創造性想像力可能會發現一個重要用途的領域。

OUT:用於工具/設備監控,
取自/取自:用於工具/設備跟踪,以建議誰取走或歸還物品。

到期日:用於工具/設備監控,以顯示所有權計劃何時回來。

回收價值:資產處置的網絡收益。

處置細節:關於財產處置方式和地點的確切說明。

服務保修:表示資產是否在服務保修範圍內,或者如果服務/維護合同涵蓋,則可以使用。

服務保修到期:它可以查看即將到期的時間,以跟踪維護或解決方案協議。有助於防止用於擔保所涵蓋的解決方案的支出,並促使在到期前修復問題。

圖片:有助於資產識別或“外觀”是關鍵特徵的地方。如果以前提出過保險索賠,則很有用。

價值:可能是保證擁有財產的金額。風險直接暴露控制。

已出租:幫助關注已出租與已出租的房產。

租約結束:用於根據租約的規定,在需要更換物業或需要續租時發出警報。

租賃開始:租用設備的開始租賃日。

租賃公司:租賃財產的公司的名稱。

審計日期:此列記錄資產批量掃描創建審計目的的日期。

審計員:記錄執行審計的個人姓名。

接下來是什麼?

到目前為止,您對要跟踪的所有權信息有了一個很好的概念。在檢查可用的不同軟件之前,您應該考慮肯定會輸入數據的人數以及肯定會訪問信息的人數。對於較小的組織,很可能只有某人會參與其中,但在較大的公司中,可能會有一些人想要參與其中。您的情況可能需要購買多個軟件程序許可證,並且該軟件需要維持大量用戶。

使用條形碼掃描儀?
條形碼掃描儀可用於加快數據輸入和簿記。這將包括在成本中,而且大多數降價軟件包使用對條碼掃描儀的有限支持。如果正確地集成到軟件中,掃描儀可以提供卓越的價值並節省大量時間,特別是用於年度審計目的。

下面詳細介紹了與資產管理軟件應用程序一起使用的各種條形碼掃描儀。

一個“愚蠢的”系留式 ccd 掃描儀是最實惠的,也以 70 美元左右的價格購買。這可以在連接到計算機系統時使用,並且它的作用類似於鍵盤,因為您掃描條形碼並將其放入您所在的任何單元或房間。

“激光”系留掃描儀甚至更賺錢,但肯定能夠檢查較小的條形碼,並且可能還具有更深的視野(更容易快速掃描條形碼)。

集成在內存中的 ccd 或激光掃描儀,因此可以進行檢查,然後可以將掃描儀帶回並鏈接到計算機系統,然後提交這些掃描。這對審計功能非常有幫助。為了獲得最佳能量,您的軟件需要最大化以利用這種“設置”內存功能。一個功能強大的系統可以以大約 150 美元的價格購買。

帶有內存的激光掃描儀,以及輸入屏幕和技巧,意味著在檢查條形碼後,您可以添加附加信息。這些要貴得多,而且它們的使用必須再次集成到您的管理軟件應用程序中。雖然價格正在下降,但您正在查看袖珍電腦速率陣列中的系統以及掃描儀費用。出於某種原因,使用這些設備的軟件通常會受到更大的重視。

資產管理軟件應用
資產管理軟件應用程序的價格從200美元到10,000美元不等,並且都需要您進行現有財產信息的輸入以及一些針對您的需求的設置。一些提供電話諮詢會增加成本,但手動幫助只是伴隨著昂貴的計劃(這種程度的軟件需要昂貴的銷售壓力和營銷支出,因此對於所提供的功能而言,它們的價格可能看起來很高)。

很多人似乎都在使用 Acquiring Standard。你可能有額外的。

1:比率 2:緩解系統執行 3:緩解使用 4:適應業務的能力 5:性能 6:可能應對增長


您可以以實用的價格獲得什麼
具有完整關係數據庫的程序,例如 MS SQL Web Server Express,或開放資源數據源。今天,沒有任何因素可以選擇更少的功率或最高質量。Microsoft 免費提供他們的 SQL 2005 ‘Express’ DB 變體。

一個允許您粘貼財產圖像的程序。雖然不是每個人都需要它,但在某些時候您可能想要使用它。

結合使用經濟的“批量”內存條碼掃描儀的程序,否則現在,最終在將來,這樣的附件肯定會節省時間和金錢。用於簿記,它確保資產實際上被視為必須掃描條形碼。

一個肯定會允許監控 10,000 多件物品的程序。在您的計算機系統中使用合適的內存以及快速的完整關係數據源引擎,就不再有太大的限制,而且雖然某些功能可能會減慢一點,即使是一個廉價的程序也需要處理超過 10,000 個資產。

一個多功能的程序,因此您可以稍後從功能中受益,而無需同時實現任何功能。

* 如果在此之後要允許超過一個人進入數據源,您需要確保可以為不同的客戶設置不同程度的可訪問性,以防止對數據進行未經批准的調整。

你能得到什麼,但不便宜。

直接集成到您現有審計系統中的程序。

具有完整專業貶值計算的程序。

直接在您的業務服務器上運行的程序(價格較低的軟件運行工作站,而主數據庫可以位於您的 Web 服務器上,也可以由單個工作站訪問,這與基於 Web 服務器的完整軟件程序不同,該程序是基於工作站上的小程序的 Web 服務器。

手握和內部培訓以使您的系統啟動和運行。有些公司肯定會和你坐在一起,問你所有最好的問題,設置你的軟件應用程序,審計以及列出你所有的資產,然後培訓你的員工如何操作以及保持你的’補救’。據我所知,大多數人肯定會建議中高價值的軟件程序,因為它更容易銷售(佣金也更高),而且由於他們的經驗,安裝起來也不太複雜用它。

螺母和螺栓
收集您的財產信息 您執行此操作的方式取決於您的具體情況。在下面的討論中,我們假設您在現有的成功電子表格或各種其他佈局中沒有現有的屬性信息。如果您這樣做,那麼您可以通過將該信息直接導出/導入到您的財產監控軟件程序中來節省工作。

從頭開始您的物業清單和編號
這是一個優勢,因為您不受繼承約束的限制。當然,這是更多的工作,因為您不僅可以大量現有的財產細節,還必須自己收集任何東西。

收集房產信息非常耗時。準確地獲得這些信息,盡可能少的工作是非常重要的。考慮如何完成這項工作以及進行計劃肯定會有助於使這項龐大的工作變得更簡單。

以下是我建議這樣做的方法,但是您可能有自己的,也許是更好的計劃。

創建信息輸入表,您肯定會讓人們在有關他們控制的財產的信息中撰寫。您的所有管理軟件可以創建這些,或者您可以製作一個 Excel 電子表格來獲取它們。

嘗試從控制財產的部門或區域經理那裡獲得一些“購買”。您可以分配一些職責越接近財產,該資產肯定會受到更好的監管。“這是我部門的資產”比“這是 IT 部門的資產”更有力的獎勵。

最後的動作

在獲取您的合作主管幫助您獲取的數據後,是時候在您的財產管理軟件中與該信息進行協作了。很快就會熟悉它如何在展示和報告中向您展示信息。